Anwaltssoftware Cloud Lösungen werden immer beliebter, obwohl es sich gerade bei Kanzleien um sensible Daten handelt. Der Bitkom-Verband führt zusammen mit KPMG jedes Jahr eine Umfrage in Unternehmen durch zum Thema Cloud und Cloudnutzung. Dabei zeigt sich klar, dass drei Viertel der Unternehmen Cloud-Computing nutzen mit einer steigenden Tendenz. Wenn das für ganze Unternehmen in sensiblen Branchen geht, sollte das auch Anwälte nicht abhalten. Denn Anwälte und damit auch Anwaltssoftware Cloud Lösungen müssen besondere Anforderungen erfüllen. Es sind nicht nur die Sicherheitsanforderungen ausschlaggebend. Auch die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, denen die Anbieter für Anwaltssoftware für Cloud-Lösungen unterliegen, sind entscheidend. Gleichzeitig überwiegen allerdings die positiven Effekte der Cloud-Nutzung. Wie sieht es also bei Anwaltssoftware aus? Inwiefern sind Cloud-Lösungen sicher und welche Vorteile bringen sie?
Wie funktioniert eine Anwaltssoftware Cloud?
Unter Cloud Computing wird grundsätzlich eine Wolke verstanden. Hierbei werden Serverkapazitäten meist über das Internet und geräteunabhängig zur Verfügung gestellt. Das bedeutet, bei einer Anwaltssoftware Cloud stehen die Server nicht im Nebenraum in der Kanzlei. Sie werden stattdessen durch einen Fremdanbieter zur Verfügung gestellt. Vergleichbar einem virtuellen Rechenzentrum werden hier viele Server zusammengeschaltet. Eine bekannte Technologie ist hierbei SaaS (Software as a Service).
Anwaltssoftware Cloud – welche Vorteile gibt es für Anwälte?
Eine Anwaltssoftware Cloud bietet vor allem den großen Vorteil der Flexibilität. Ist der Anwalt auf dem Weg zu einer Verhandlung oder zu einem Mandanten, dann kann dieser aus der Verhandlung auf die Prozessdaten direkt zugreifen. Ein aufwendiger Transport von Akten in den Gerichtssaal ist daher nicht mehr nötig. Mehr noch. Bereits auf dem Weg kann der Anwalt auf die Akten aus der Cloud zugreifen. Auch im Homeoffice ist ein Zugriff von unterschiedlichen Anwälten möglich und nötig. Nur auf diesem Weg kann ein teamübergreifendes Arbeiten überhaupt ermöglicht werden. Die Vorteile eines mobilen und ortsunabhängigen Zugriffs auf IT-Ressourcen überwiegen damit deutlich. Darüber hinaus bietet eine Anwaltssoftware über die Cloud vor allem den Vorteil der effizienteren Bearbeitung, als es bei Papierakten der Fall sein könnte. Eine aufwendige Suche in Papierakten kann entfallen.
Welche Risiken kann eine Anwaltssoftware Cloud darstellen?
Die Risiken bestehen vor allem im Bereich der Datensicherheit. Ein möglicher Zugriff von Hackern und cyberkriminellen Angriffen bereitet vielen Anwälten Sorge. Doch ein Sicherheitsrisiko stellt bereits der Verlust der Daten dar. So kann ein Feuer oder ein Wasserschaden wichtige Daten zerstören. Hinzu kommt, dass selbst bei einer Verschlüsselung der Mandantendaten diese ihren Personenbezug nicht verlieren. Deshalb schwören nach wie vor viele Kanzleien auf eine eigene IT. Doch ist diese wirklich sicherer? Der Bitkom-Verband stellte in seiner Umfrage fest, dass es mehr Sicherheitsvorfälle bei den eigenen unternehmensinternen IT-Systemen gab als bei Public-Cloud-Lösungen.
Was ist erforderlich, damit eine Anwaltssoftware Cloud sicher eingesetzt werden kann?
Eine notwendige Empfehlung ist hier ein Sicherheitskonzept. Für alle Cloud-Anwendungsszenarien sollten Sicherheitsanforderungen und Sicherheitsmaßnahmen definiert sein. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Nutzung eines Cloudanbieters innerhalb der EU. Diese sind dem europäischen Datenschutz verpflichtet. Sicherheitszertifikate und Organisationsstrukturen der Anbieter sollten Sie sich natürlich vorlegen lassen. Darüber hinaus sind die Verschlüsselung und Sicherung der Daten notwendig. Dazu gehört auch eine verschlüsselte Kommunikation über die Cloud. Werden diese Voraussetzungen von den Cloudanbietern erfüllt, dann sollten die Vorteile einer Cloudnutzung klar überwiegen.
